CREACIÓN DE DATOS DE IMPRESIÓN DESDE MICROSOFT POWERPOINT 2007
Esta guía no le garantiza la creación correcta de sus datos de impresión, más bien debe servir de ayuda. Si no está acostumbrado a generar datos de impresión y va a seguir estas instrucciones, le recomendamos encargar adicionalmente una comprobación de datos con un pequeño coste adicional.
En principio los programas de Office no son adecuados para generar datos de impresión profesionales. No obstante, como muchos de nuestros clientes emplean estos programas en su trabajo de oficina cotidiano, a menudo se usan también estas herramientas para la creación de productos impresos menores.
Como a menudo surgen preguntas, para tales encargos queremos ofrecerle una pequeña guía para generar datos imprimibles con programas de Office. Aquí tiene un ejemplo de un típico flyer DIN-Largo para Microsoft PowerPoint 2007 como los que puede encargar en www.onlineprinters.es.
Crear documento
Después de haber creado un documento, determine la geometría de la página con el botón "Configurar página", el cuál encontrará en el menú "Diseño".
El formato final del flyer DIN-Largo lo puede encontrar en la página del producto correspondiente en la pestaña "Detalles". Las medidas del mismo son 10,5 cm x 21,0 cm.
Aquí también encontrará la advertencia sobre el formato de datos incluido un sangrado de 2 mm. Nosotros necesitamos este sangrado para posteriormente cortar sus productos. El formato de datos final es, por tanto, 10,9 cm x 21,4 cm. Indique en los campos correspondientes estas medidas como formato del papel.
Colocar texto e imágenes
Ahora puede empezar con la creación en sí de su documento.
Sitúe las fuentes e información importante como logotipos, direcciones, etc., que no deban ser cortados, a una distancia suficiente del borde del formato final (10,5 cm x 21,0 cm). Le recomendamos que deje un margen de al menos 4 mm con respecto del formato final en cada página. (Atención, en caso de sistemas publicitarios y folletos hay otra recomendación. Encontrará más información en los detalles de los productos respectivos.). A esto hay que añadirle 2 mm de sangrado por página que, por supuesto, tampoco pueden contener información importante, ya que se cortan. Así, tenemos una distancia al borde del formato del documento (10,9 cm x 21,4 cm) de 6 mm.
Los elementos como imágenes o fondos que deben prolongarse hasta el borde del formato final como, por ejemplo, la barra del logotipo mostrada abajo, deberán sobresalir al menos 2 mm por ese canto, es decir, deberán llegar hasta el borde del formato de los datos.
Para los datos de imagen recomendamos a nuestros clientes principalmente el modo de color CMYK (cian, magenta, amarillo, negro), ya que estos son los colores a imprimir posteriormente. Como los programas de Office están concebidos principalmente para la visualización del documento en el monitor, este modo de color no se encuentra disponible. PowerPoint convierte todos los datos (también los datos de imagen ya preparados en CMYK) al modo de color RGB (rojo, verde, azul). Para imprimir sus productos necesitamos el espacio de color CMYK y por eso tenemos que convertir sus datos. Como el espacio de color RGB es bastante mayor (simplemente incluye más colores) que el espacio de color CMYK, pueden producirse cambios de color. Se ven afectados en especial los colores muy saturados brillantes, es decir, coloquialmente, los colores muy chillones o vivos. No podrá conseguir una visualización de sus datos de impresión que reproduzca fielmente los colores en un programa de Office, ya que nosotros llevamos a cabo la conversión final. Posiblemente los colores impresos aparezcan algo más oscuros y débiles.
Además, sus imágenes deberían tener una resolución efectiva de al menos 300 dpi (puntos por pulgada) en el tamaño original y tener los formatos de archivo *.tif o *.jpg. Si no tiene un programa de tratamiento de imágenes puede controlar la resolución en el explorador de Windows haciendo clic con el botón derecho del ratón, luego elija "Propiedades" y en "Detalles" haga clic en el botón "Opciones avanzadas".
Si necesita ayuda para posicionar sus elementos conceptuales, en la categoría "Vista" tiene la opción de sobreponer la regla y/o las líneas de la cuadrícula.
Impresión como PDF
Antes de guardar como PDF su documento creado debería realizar el siguiente ajuste. En el margen superior izquierdo en la ventana del programa pulsando el botón redondo se encuentran las "Opciones de PowerPoint".
Asegúrese de que en la categoría "Guardar" estén activadas las casillas "Incrustar fuentes en el archivo" e "Incrustar todos los caracteres (recomendado para modificaciones de otros usuarios)". Sin estos ajustes las fuentes usadas no se transmitirán al PDF y no podremos procesar su documento correctamente.
Finalmente podrá guardar su documento como PDF. Encontrará el cuadro de diálogo correspondiente de nuevo en el botón redondo y con un clic en "PDF o XPS" en la categoría "Guardar como".
Si no estuviera disponible esta opción, puede descargar el complemento gratuito correspondiente de la página web de Microsoft. http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=es
Al final verá la ventana abajo mostrada. Como "Tipo de archivo" elija PDF (no podemos procesar XPS) y pulse sobre "Opciones".
Configure de la manera mostrada la ventana que aparecerá y confirme con "Aceptar".
Ahora regrese a su vista anterior. Si pulsa en "Publicar" se guardará su PDF.
Le recomendamos volver a controlar visualmente el PDF creado. Lo mejor es que use Adobe Reader, la descarga gratuita la encontrará en http://get.adobe.com/es/reader/.
Tenga en cuenta que no podrá abrir ni modificar un PDF en Microsoft PowerPoint. Sólo sirve para hacernos llegar sus datos. Por ello debería guardar su documento en el formato de archivo de PowerPoint *.ppt, en intervalos periódicos durante y al final de la creación. Esto lo puede hacer con el botón redondo en "Guardar" y/o "Guardar como". Podrá abrir y modificar este archivo siempre que lo desee.
Esperamos que esta pequeña guía le sirva de ayuda a la hora de crear sus archivos de impresión en formato PDF. Le garantizamos la mejor calidad en la ejecución de su pedido en www.onlineprinters.es.
El equipo de Onlineprinters